Зачем нужна заявка на договор

Заявка на договор фиксирует потребность: с кем, на что и примерно на какую сумму планируется договор.

Сначала согласуется именно заявка — и только после согласования создаётся сам договор. Это исключает заключение несогласованных договоров.

Как создать заявку

Контрагент может быть «планируемым» — если нового поставщика ещё нет в справочнике, укажите его название и ИНН вручную.

Откройте «Договоры → Заявки на договор → Создать заявку».
Заполните предмет, направление (доходный/расходный), контрагента, тип, ориентировочную сумму.
Укажите ЦФО/проект, статью БДР, сроки, обоснование и срочность.
Сохраните и нажмите «Отправить на согласование».

Если контрагента ещё нет в справочнике — выберите «Планируемый» и впишите название/ИНН. Реального контрагента выберете при создании договора.

Согласование и контроль бюджета

Заявка проходит по маршруту согласования (по умолчанию: Руководитель ЦФО → Финансовый контроль). Если строки разбивки указывают разные ЦФО — согласование разветвляется на параллельные ветки (каждый Руководитель ЦФО согласует свою строку).

На карточке показывается мягкая проверка лимита: процент использования и доступный остаток по статье ЦФО, с предупреждением при превышении.

При отправке расходной заявки на согласование система резервирует БДР-лимит по указанной статье и ЦФО. Резерв освобождается при отклонении заявки или конвертации в договор (переходит в договор).

Если сумма превышает лимит, но у роли есть право на утверждение перерасхода — заявка всё равно уходит на согласование, но с явной пометкой «превышение лимита».

Прикрепление документов к заявке

К заявке на договор можно прикрепить сопровождающие файлы: техзадание, коммерческое предложение поставщика, скан согласованных условий и т. п.

Форматы: PDF, DOCX, XLSX, PNG, JPG. Ограничение размера — рекомендуемо до 5 МБ на файл (для более крупных используйте внешнюю ссылку в поле URL).

Откройте карточку заявки в статусе «Черновик» или «На согласовании» (если у вас есть право на редактирование).
Перейдите на вкладку «Вложения».
Нажмите «Прикрепить файл» → выберите файл на диске.
Файл сохраняется вместе с заявкой; согласующие увидят его в своей карточке.

Вложения переносятся в созданный договор (при конвертации заявки в договор) для непрерывности документного следа.

Экспорт заявки в PDF

Согласованную заявку можно скачать как печатный документ PDF — с реквизитами, суммами, списком вложений и историей согласования.

Откройте карточку заявки.
Нажмите «Скачать PDF» в правом верхнем углу.
Файл называется по номеру заявки, например `contract_request_ZD-2026-047.pdf`.

PDF доступен на любом статусе (черновик, на согласовании, согласована, отклонена). Для чернового статуса на PDF ставится водяной знак «ЧЕРНОВИК».

Создание договора из заявки

После согласования заявки её можно превратить в договор — реквизиты и вложения перенесутся автоматически.

Откройте согласованную заявку (статус «Согласована»).
Нажмите «Создать договор на основании заявки».
Укажите номер договора, контрагента (если был «планируемым»), дату подписания.
Договор создаётся активным; заявка переходит в статус «Договор создан» и ссылается на него.

Заявка на договор: инициация и согласование