Как устроен доступ
Доступ строится на ролях: роль — это набор прав (что видно в меню и какие действия разрешены).
Типовые роли: администратор аккаунта, финансовый директор, казначей, закупщик, финансовый контролёр, руководитель ЦФО, наблюдатель.
Кто что может
Создавать заявки и документы — исполнители профильного раздела (казначей, закупщик).
Согласовывать (утверждать/отклонять) — обладатели права согласования (обычно руководители и финконтроль).
Настраивать систему (роли, маршруты, интеграции) — администратор аккаунта.
Уволенного сотрудника лучше деактивировать, а не удалять — так сохранится история его действий в документах.